О проекте

Производство КНС - это сложный технологический процесс, для реализации которого требуется слаженная совместная работа нескольких подразделений компании, начиная от конструкторов и заканчивая специалистами по логистике, отвечающими за доставку. В процесс производства вовлечено несколько производственных цехов.

Основной целью внедрения было сделать процесс производства прозрачным для менеджмента компании - в любой момент времени необходимо знать насколько загружено производство, на каком этапе находится конкретный проект, какие работы выполнены и планируются к выполнению, кто отвечает за текущий этап работ.

Дополнительной задачей проекта было автоматизировать работу отдела продаж.
Критерии выбора подрядчика
Основным критерием выбора подрядчика был опыт автоматизации сложных бизнес-процессов в производственных компаниях.

Начало проекта

Мы начали проект с определения основных пользователей системы и задач , которые они хотят с ее помощью решить:

- Руководитель отдела продаж
  - организовать поэтапную работу со сделками

- Руководитель производства
  - видеть все изделия, находящиеся на разных участках производства
  - планировать работу для разных участков производства
  - контролировать состояние выполнения задач разных участков производства

- Менеджер
 - запускать в производство изделия по сделке
 - видеть состояние работ по каждому изделию

- Логист 
 - Заполнять и видеть информацию о доставках в структурированном виде

-  Специалист по закупкам
  - Видеть потребности в закупках в разрезе проектов
  - По каждой закупке видеть на каком этапе она находится

Автоматизация
На первом этапе, были решены типовые задачи по внедрению CRM в отделе продаж
  - Настроили поля в контактах и компаниях
  - Загрузили базу клиентов
  - Настроили воронку лидов
  - Подключили каналы лидогенерации
  - Настроили воронку сделок
  - Автоматизировали работу с тендерами
  - Создали видео-инструкции для сотрудников

Далее предстояло решить основную задачу проекта - автоматизировать производство. Первоначально мы провели интервью с руководителями и изучили как организован процесс производства от заявки на производство до доставки клиенту. Далее мы нарисовали карту бизнес-процесса, иллюстрирующую поэтапное выполнение задач задействованными подразделениями. После того, как карта была согласована всеми заинтересованными лицами, мы приступили к автоматизации этого процесса в Битрикс24.

Основная идея автоматизации заключалась в том, чтобы создать двухуровневое управление проектами.

  На верхнем уровне необходимо было “Видеть ситуацию в целом”
  - все находящиеся в производстве изделия должны отображаться на одном экране
  - по каждому изделию должно быть понятно в каком цехе сейчас ведется работа и кто за это отвечает

  Для решения этой задачи была создана отдельная группа, настроено представление кабан в задачах , в котором колонкой канбан является отдельное подразделение. Самой задачей в этой группе - является изделие. Таким образом, при такой реализации становится видна картина по производству в целом.

  На нижнем, операционном уровне нужно было реализовать управление производственным процессом в каждом конкретном подразделении. Понятно, что процессы в каждом подразделении уникальны. Для каждого подразделения/цеха была создана отдельная рабочая группа и настроен свой канбан, отражающий этапы работ в конкретном подразделении.

Задачи в этих группах были декомпозированы до конкретных операций и распределены по ответственным. Важно отметить, что ручная работа полностью исключена и все задачи создаются автоматически бизнес-процессом. Кроме того, задачи верхнего и нижнего уровня управления проектом логически связаны между собой, выполнение задач на операционном уровне, автоматически преображает канбан верхнего уровня.

  Таким образом, в любой момент времени доступная актуальная информация о каждом проекте.

  Внедрение
После того, как техническая часть проекта была завершена мы разработали инструкции для пользователей и провели обучение сотрудников на рабочих местах.
Сейчас проект находится на этапе технической поддержки пользователей.

  Результат внедрения
Самый главный результат , которого удалось достичь - это прозрачность.

Прозрачным стала работа отдела продаж - в любой момент руководитель видит по каждому сотруднику отдельно и по компании в целом - какие сделки в работе и на каком этапе они находятся. Каких результатов достиг каждый сотрудник и компания в целом.
Прозрачной стала работа производства. При этом прозрачна она не только для руководителей производства, но и для менеджеров по продажам, которые в любой момент готовы ответить клиенту о статусе производстве заказа и ожидаемых сроках окончания работ - вся информация доступна им непосредственно в сделке.
Прозрачными стали вспомогательные процессы закупки и логистики.