О проекте

Мы разработали простой пошаговый алгоритм, который поможет вам автоматизировать бизнес-процессы в Битрикс24.

Шаг 1 - выберите процесс
Просто составьте список всех процессов, которые в принципе можно было бы автоматизировать в вашей компании. Например:
  - Обработка лидов
  - Работа со сделками
  - Подготовка и согласование договоров
  - Размещение заказов на производстве
  - Закупки
  - Логистика
  - Подготовка еженедельной отчетности
  - Оплата счетов
  - Работа с рекламациями
  - Задачи программистам
  - Подготовка контента для сайта или соцсетей
  - Поиск сотрудников
  - Увольнение сотрудника
  - Найм нового сотрудника и введение в должность
  - Аттестация сотрудников
  - Планирование отпусков
  - Работа с входящими / исходящими документами

  Не фильтруйте этот список никак. Просто выписывайте все, что приходит в голову.

  Как только ваш список будет готов вспомните цели, которые стоят перед вашей компанией в этом году и оцените каждый пункт по двум критериям
  - Насколько большой эффект окажет автоматизация этого процесса на вашу способность достигнуть цели этого года. Оцените это влияние от 1 до 10, где 10 - это очень существенное влияние.
  - Насколько хорошо вы понимаете как происходит этот процесс сейчас или как он должен происходить в идеале. Здесь также проставьте оценку от 1 до 10, где 10 - вы отлично разбираетесь в этом процессе.

  Умножьте цифры между собой и получите вашу оценку целесообразности автоматизации.

  Выберите процесс с самой высокой оценкой - вот с него и надо начинать автоматизацию.

Не надо автоматизировать процессы , которые “было бы здорово автоматизировать” и “хочется автоматизировать”.
Автоматизируйте то, в чем разбираетесь и то, что ведет вас к целям.

  Бывает, что влияние какого то процесса на вашу способность достигать цели велико, но вы не знаете как именно устроен этот процесс и поэтому, он не попадает в вершину вашего рейтинга. Это нормально. Просто он еще не созрел для автоматизации. Потратьте время и изучите как он устроен.

Шаг 2 - наймите тренера

Если вы захотите научиться кататься на доске, вы наймете тренера. Если вы решите переплыть Босфор, вы наймете тренера. Если вы решите пробежать марафон, вы наймете тренера.

И вовсе не потому что невозможно все это сделать самостоятельно, а потому что с тренером это будет быстрее, безопаснее и вероятность получить нужный результат - выше, а травму - ниже. В бизнесе работают эти же правила.

Покупать время экспертов - это потрясающая возможность получить доступ к лучшим практикам, не раздувая штат и постоянные затраты.

В общем, найдите опытного тренера.

Шаг 3 - нарисуйте понятную карту процесса

  Расскажите тренеру о вашем процессе и вместе нарисуйте карту.

  Если тренер хороший, он будет не только задавать много вопросов, но и предлагать много вариантов решений осуществить задуманное.

  Мы рисуем карты процессов в сервисе https://www.lucidchart.com/ во время встречи с клиентом. Вместе.

  Основное требование к карте - она должна быть абсолютно понятна и вам и исполнителю.

  Рисуйте и перерисовывайте, пока все не станет предельно понятно.

  Понятно, а не идеально.

  Вы каждый день будете испытывать желание что-то улучшить, предусмотреть и исправить. Это чудо визуализации. Как только мы видим процесс - мы видим как его улучшить.
Но здесь важно взять себя в руки, перестать теоретизировать и сделать следующий шаг, иначе вы никогда не перейдете к реальной автоматизации и будете вечно переставлять квадратики местами, в попытке описать идеальный процесс. А потом просто забросите это дело. Потому что рисование процесса само по себе ничего не улучшает. А если что то отнимает наше время и не приносит результат, мы это бросаем.

Шаг 4 - создайте прототип
Первую версию любого процесса мы называем “прототип”.

  Не потому что он не настоящий. Он абсолютно работоспособен и настоящий. Не потому что он лишь отчасти реализует первоначальную карту - нет, он полностью ей соответствует. И не потому что нужно будет еще что-то сделать, чтобы можно было им пользоваться . Он точно готов к работе.
Мы называем его “прототип” , чтобы ни у кого не закралась вредная мысль, что это и есть финальная версия бизнес-процесса.

  На демонстрациях прототипов в 100% случаев вносятся изменения в логику процесса. Это нормальный рабочий процесс. Только увидев своими глазами реализацию первоначальной идеи, пощупав ее, попробовав поработать с ней, вы увидите что какие важные детали нужно добавить.

Шаг 5 - улучшите прототип

Обычно прототип проходит 2-3 этапа доработок, прежде чем будет признан официальной версией.
Каждый раз мы делаем новую версию карты процесса, а не просто пишем заметки о необходимых улучшениях. Это важно потому, что во-первых в конечном счете у вас останется актуальная карта процесса, понятная всем участникам. А во вторых у вас сохранится вся история изменений и вы будете видеть какой проделали путь.

Шаг 6 - обучите сотрудников
Когда финальная версия готова, обучите сотрудников и создайте материалы для обучения.
Мы обычно делаем комплект видео и текстовых инструкций, достаточно подробных, чтобы новые сотрудники могли самостоятельно разобраться с тем как работает этот процесс.
Включите эти инструкции в план обучения для новых сотрудников.

Шаг 7 - улучшайте ваш бизнес-процесс
Улучшайте процесс , когда у вас возникнут новые идеи.
Не забудьте отразить изменения в карте процесса и обновить инструкции, чтобы они всегда были в актуальном состоянии.

Собственно, это и есть весь алгоритм. И если вы прошли этот путь до конца, просто вернитесь к началу и повторите его.